Vedtægter

Vedtægter

Vedtægter for foreningen Quendi

Fremlagt og vedtaget første gang på den stiftende generalforsamling: 03-10-1999 på kulturhuset i Hjørring

Sidst revideret og godkendt på ordinær generalforsamling, 5. marts 2017

Indhold
§1. GENERELT ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2

§2. FORMÅL ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 2

§3 – MEDLEMSKAB ………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 2

§3.1 – UPASSENDE OPFØRSEL, KARANTÆNE ELLER EKSKLUSION …………………………………………………………………. 2

§3.2 – ÆRESMEDLEMSKAB ……………………………………………………………………………………………………………………………… 3

§4 – GENERALFORSAMLINGEN ………………………………………………………………………………………………………………………. 3

§4.1 – EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING ……………………………………………………………………………………………. 4

§5 – BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING ………………………………………………………………………………………………………….. 4

§6 – BESTYRELSENS OG FORMANDENS OPGAVER …………………………………………………………………………………………… 5

§6.1 – FORMANDENS OPGAVER ………………………………………………………………………………………………………………………… 5

§7 – ØKONOMI OG KASSERERENS OPGAVER ……………………………………………………………………………………………………. 5

§7.1 –  KASSERERENS OPGAVER ……………………………………………………………………………………………………………………….. 5

§8 – ÆNDRING AF VEDTÆGTERNE ………………………………………………………………………………………………………………….. 6

§9 – NEDLÆGGELSE AF FORENINGEN …………………………………………………………………………………………………………….. 6

 

 

§1. Generelt Foreningens navn er Hjørring Rollespilsklub Quendi og foreningen er hjemmehørende (foreningens adresse).

Foreningen er en del af det folkeoplysnende arbejde i Hjørring kommune og er underlagt Hjørring kommunes folkeoplysningspolitik og de gældende retningslinjer under folkeoplysningsloven (LBK nr 854 af 11/07/2011)

§2. Formål Foreningens formål er at fungere som en lokal platform for rollespils relaterede aktiviteter, herunder bordrollespil, live rollespil, bræt- og figurspil, rollespilsrelaterede kortspil og andre beslægtede aktiviteter.

Det er foreningens ambition, at arbejde for udbredelsen af kendskabet til disse, ved at skabe et fælles forum, hvor medlemmerne kan skabe sig forbindelser og sociale netværk med andre interesserede. Give medlemmerne erfaring, i og med, rollespilsrelaterede aktiviteter, gennem fælles arrangementer, undervisning og vejledning. Det er endvidere foreningens ambition, at være et kulturelt alternativ til kommunens sportsklubber og ungdomsklubber.

§3 – Medlemskab Foreningens målgruppe er aldersklassen 13+, men tillader yngre medlemmer.

Alle interesserede kan optages som medlem i Quendi, ved at indbetale det fastsatte kontingent. Kontingent betales én gang årligt og opkræves pr. 1. Januar. Ved indmeldelse efter 30. Juni, betales halvt kontingent for det resterende år. Kontingentets størrelse fastsættes af generalforsamlingen under punkt 4. Ikke-myndige interesserede skal medbringe forældres eller værges accept i form af underskrift på indmeldingsblanketten.

Kontingent er pr. 5/3 – 2017 fastsat til: 200 kr.

Kontingentet giver det aktive medlem følgende rettigheder:

Ret til adgang/deltagelse i foreningens folkeoplysende aktiviteter.

Ret til adgang til foreningens faciliteter.

Fulde demokratiske rettigheder, herunder stemmeret og valgbarhed.

§3.1 – Upassende opførsel, karantæne eller eksklusion  Indtagelse af alkohol er ikke tilladt i forbindelse med klubbens folkeoplysende aktiviteter. Bestyrelsen kan dispensere for dette i forbindelse med arrangementer, minimums alder er 18 år

Indtagelse af ulovlige euforiserende midler er ikke tilladt i forbindelse med klubbens folkeoplysende aktiviteter.

Ved deltagelse i klubbens aktiviteter forventes almindelig pli og opførsel overfor såvel andre medlemmer, gæster og materialer. Vold og trusler accepteres under ingen omstændigheder.

Ved skade på foreningens ejendom, der forårsages forsætligt eller ved grov uagtsomhed, kan bestyrelsen fastsætte et erstatningsbeløb. Dette beløb baseres på reelle udgifter i forbindelse med evt. reparation, nyindkøb eller nedsættelse af genstandens værdi.

Bestyrelsen kan beslutte at give karantæne eller ekskludere et medlem fra Quendi, hvis vedkommende med forsæt modarbejder foreningens interesser, dens formål eller agerer på en upassende eller voldelig måde overfor foreningens medlemmer og- eller aktiver.

Karantænen eller eksklusionen vedtages af bestyrelsen ved enstemmighed. Forinden bestyrelsen træffer sin beslutning, skal medlemmet høres. Eksklusionen skal meddeles medlemmet skriftligt og kan af medlemmet kræves prøvet på den næste generalforsamling.

Ved eksklusion vil der ikke blive refunderet indbetalt kontingent.

Eksklusionen kan kun blive omstødt gennem en enstemmig bestyrelse eller af generalforsamlingen med flertal på 2/3.
§3.2 – Æresmedlemskab Generalforsamlingen kan tildele æresmedlemskab. Dette bestemmes ved et flertal på 2/3. Det er foreningen pålagt at være påpasselig med tildeling af æresmedlemskab, da æresmedlemmer, hvis de deltager i aktiviteterne, tæller som aktive medlemmer og dermed kan have indflydelse på den kommunale aktivitets støtte.

§4 – Generalforsamlingen Generalforsamlingen er foreningens overordnede bestemmende organ.

Ordinær generalforsamling afholdes en gang om året. Formanden indkalder til den ordinære generalforsamling. Han/hun skal tilstræbe, at den bliver afholdt første søndag i marts måned.

Indkaldelse til generalforsamling skal være varslet senest 4 uger før afholdelse og dagsordenen skal være udsendt senest 2 uger før afholdelse. Indkaldelsen annonceres på klubbens hjemmeside (http://rollespilsklubben.dk) og i klubbens officielle Facebook gruppe.

Forslag til dagsordnen skal stilles skriftligt til formanden senest 3 uger før generalforsamlingen. Forslag der indkommer senere, betegnes som frafaldet.

Stemmeret på generalforsamlingen kræver betalt medlemskab i det indeværende år. Dette skal varsles sammen med indkaldelsen. Fremmødte medlemmer har én stemme og beslutninger tages ved almindelig flertals beslutning.  Fraværende medlemmer kan udfærdige fuldmagt, der giver et andet medlem ret til at stemme på medlemmets vegne.

Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning. 3. Årsregnskab og godkendelse af dette. 4. Budget samt forslag til kontingent og vedtagelse af disse. 5. Foreningens mål, visioner og fokusområder for det kommende år bestemmes. 6. Indkomne forslag. 7. Valg af formand, hvis denne er på valg 8. Valg af kasserer og revisor, hvis en af disse er på valg. 9. Valg af menige bestyrelsesmedlemmer. 10. Valg af suppleanter. 11. Evt.

Uddybelse af punkterne til generalforsamlingen:

1. Der vælges én dirigent og én referent.

2. Formanden fremlægger bestyrelsens årsberetning om hvordan året i klubben er gået og følger op på det foregående års mål, visioner og fokusområder (jvf. punkt 5).

3. Kassereren fremlægger klubbens årsregnskab og dokumentation for revision. Begge dele skal godkendes af generalforsamlingen.

4. Bestyrelsen fremlæger et eller flere forslag for kommende års budget og forslag til kommende års kontingent. Dette skal godkendes af generalforsamlingen.

4.1 I tilfælde af uenighed kan generalforsamlingen justere på bestyrelsens forslag for budget og kontingent.

5. Generalforsamlingen fastlægger et eller flere mål for bestyrelsens arbejde i det kommende år. Disse skal ikke være indsendt som forslag på forhånd.

6. Indkomne forslag behandles ved almindelig stemmeflertal. I tilfælde af at generalforsamlingen ikke kan opnå enighed om et forslag forkastes dette.

7. Der henvises til §5 – bestyrelsens sammensætning

8. Der henvises til §5 – bestyrelsen sammensætning

9. Der henvises til §5 – bestyrelsen sammensætning

10. Der henvises til §5 – bestyrelsen sammensætning

11. Emner/problemstillinger, der er opstået i løbet af generalforsamlingens afholdelse og anden information.

§4.1 – Ekstraordinær generalforsamling Bestyrelsen kan, når som helst, beslutte at indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Hvis 1/3 af foreningens medlemmer skriftligt har ytret ønske om ekstraordinær generalforsamling, skal bestyrelsen efterkomme dette ønske.

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 4 ugers varsel. Indkommende forslag skal være skriftligt indsendt til formanden, senest 2 uger forinden.

§5 – Bestyrelsens sammensætning Alle medlemmer kan opstille bestyrelsen. Medlemmet angiver sit kandidatur ved generalforsamlingen, der stilles ikke krav til, at en kandidat skal opstilles af andet medlem.

Bestyrelsesmedlemmer skal være medlemmer af foreningen.

Valget foregår som almindeligt lukket flertalsvalg, ved stemmelighed foretages en ny afstemning blandt de berørte. Hvis kun en kandidat opstiller, skal denne godkendes af generalforsamlingen for at kunne tiltræde posten.

Bestyrelsen består af 5 medlemmer:

Formand

Kasserer

3 menige bestyrelsesmedlemmer (næstformanden vælges blandt disse)

2 suppleanter

Formand, næstformand og kasserer tegner foreningen, det kræves derfor, at disse er myndige.

Formand, kasserer og revisor vælges af generalforsamlingen under punkt 7 & 8. Menige bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen under punkt 9.  Suppleanter vælges af generalforsamlingen under punkt 10.

Den reviderende person må ikke være medlem af bestyrelsen, ej heller en suppleant.

Der skal foretages en løbende udskiftning blandt bestyrelsens medlemmer således at:

Formanden vælges for to år.

Kassereren vælges for to år.

Revisor vælges for ét år.

Menige bestyrelsesmedlemmer vælges for ét år.

Suppleanter vælges for ét år.

Det tilstræbes at formand og kasserer går på valg forskudt med 1 år i forhold til hinanden, med henblik på overdragelse.

Formanden udpeger foreningens næstformand. Næstformandens opgave er at træde i formandens sted hvis denne er forhindret.

Alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for genvalg ved efterfølgende generalforsamling.

Kan der ikke vælges en lovlig bestyrelse, fastsætter generalforsamlingen en dato inden for 14 dage, til afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling, med løsning af dette problem som eneste punkt på dagsorden.

Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker at afgå fra sin plads overtages denne af en suppleant. Såfremt formanden ønsker at afgå træder næstformanden i dennes sted.

Hvis kasserer ønsker at afgå indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling med henblik på valg af ny kasserer.

§6 – Bestyrelsens og formandens opgaver Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige ledelse og drift af foreningen. De skal sikre, at foreningen drives jævnfør de i §2 nævnte formål. Bestyrelsen er tillige ansvarlig for at arbejde hen imod, de af generalforsamlingen under punkt 5, besluttede mål og fokusområder for det gældende år. Bestyrelsen forestår kontakten mellem kommunale instanser og foreningen.

Formanden indkalder til bestyrelsesmøde mindst 2 gange pr. halvår. Ved manglende fremmøde anvendes suppleant, denne har stemmeret. Bestyrelsesmøder er som udgangspunkt lukkede, men bestyrelsen kan indbyde gæster.  Bestyrelsesreferater er tilgængelige for alle medlemmer.

Bestyrelsens beslutninger vedtages ved flertal. Ved stemmelighed indkaldes der til nyt møde, og ved stadig stemmelighed gælder formandens stemme for to. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig hvis mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede (hvor én af disse skal være enten formand eller næstformand).

Bestyrelsen har tavshedspligt, vedrørende foreningens medlemmer, i forbindelse med bestyrelses arbejdet.

§6.1 – Formandens opgaver

Formanden er ansvarlig for indhentelse af børneattester og kontakten til Rigspolitiet i forbindelse med dette.

Være i dialog/kontakt med kommunen og andre relevante myndigheder.

Være klubbens kontakt til offentligheden og tage kontakt til disse når det kræves

Motivere, hjælpe og holde sammen på bestyrelsen.

Være tilgængelig for foreningens medlemmer og deres forældre.

§7 – Økonomi og kassererens opgaver Foreningens indtægter kommer fra kontingenter, betaling til arrangementer, kiosk og kommunal støtte.

Indtægterne skal tilstræbes benyttet til:

Informationer til foreningens medlemmer og udad til.

Indkøb af, de for driften, nødvendige materialer og litteratur.

Afholdelse af foreningens folkeoplysende aktiviteter.

Foreningens kiosk.

Foreningens regnskabsår følger kalenderåret fra 1/1 til 31/12. Kassereren fremlægger årsregnskab på den ordinære generalforsamling.

Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser, med den til enhver tid eksisterende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse, så længe regler om regnskab er overholdt og der ikke er fundet noget kriminelt forhold sted.

§7.1 –  Kassererens opgaver

Kassereren varetager overblikket over foreningens daglige økonomi i samarbejde med den øvrige bestyrelse.

Kassereren skal, ved hvert bestyrelsesmøde, kunne redegøre for foreningens økonomiske status.

Kassereren fører medlemsliste og er ansvarlig for ansøgning om det kommunale aktivitetstilskud.

Kassereren er kontakt til de relevante myndigheder i forbindelse med klubbens økonomi.

Ethvert medlem af foreningen kan løbende forlange at få aktindsigt i regnskabet.

Regnskab for eventuelle særarrangementer skal forelægges bestyrelsen snarest muligt.

 

§8 – Ændring af vedtægterne Vedtægterne kan kun ændres af generalforsamlingen, ordinær som ekstraordinær. Dette kræver 3/4 af de fremmødte stemmers flertal.

Forslag til ændringer skal være indsendt som indkommende forslag under generalforsamlingens punkt 6 og være udsendt til klubbens medlemmer senest 2 uger før afholdelse.

 

§9 – Nedlæggelse af foreningen Foreningen kan kun nedlægges af generalforsamlingen. 2/3 af medlemmerne skal være fremmødt og 3/4 af disse skal stemme for en nedlæggelse af foreningen.

Er der ingen medlemmer nedlægges foreningen automatisk.

Såfremt foreningen nedlægges, skal det besluttes hvilket almennyttigt formål foreningens formue og aktiver skænkes til. Denne beslutning foretages af den senest siddende bestyrelse og beslutningen skal være enstemmig. Tilskud givet af Hjørring Kommune går tilbage til kommunen.

Del dette indlæg med dine venner

Ingen kommentarer

Desværre er der ingen kommentarer endnu.

Der er ingen kommentarer til dette indlæg endnu, men du kan blive den første til at kommentere.

Skriv en kommentar

Din email-adresse bliver ikke offentliggjort. Påkrævede felter er markeret *