Referat d. 25/3-2017 (0)
Bestyrelsesmøde d. 25-3-2017 Fremmødte: Sebastian, Sheona, Johnny, Rene, Bo, Jens-Peter, Kim Flytning: Kan være vores lokaler er klar til indflytning fra musikskolens side
Læs mereRollespilsklubben i Hjørring
Referat fra bestyrelsesmøde 9/2-2017
Deltagere: Jens Peter, Bo, Johnny, Kim. René var på mobil.
Der blev vist et nyt logo design, som gerne skulle være klar til generalforsamlingen(GF)
Lokaler:
Der er meldt ud at vi skal på i Dronningsgade sammen med musikskolen. Bestyrelsen er tilfreds da vi ikke er dårligere stillet end vi er nu.
Til lokaler kan vi ansøg kommunen om tilskud til indflytning og evt bifrost. Samme med møbler
Hvis muligt vil vi lave flytningen i forbindelse med sommerfesten, hvor der så er oprydning i gamle lokaler og så grill i gården efter flytningen. Forudsat det er muligt. Evt med en øl
Live:
Formanden siger det er positivt det han har oplevet, og de har været gode til at tage sig af nye som bare var ude og kikke på.
Der er enighed om at det skal forsætte.
Der er mindre ting som stadig mangler lidt, men generelt stor ros til Live for deres deltagelse og tiltage som til jul på plejehjem.
Budget:
Der snakkes en del om fordelingen.
Vi ender ud med forlag om at lave det med følgende grupper:
Kiosk Lokale
Administration Kaffe
Diverse udvalg
Alle de gamle (live, Pen and paper, Magic, Tabletop, og evt brætspil) bliver lagt sammen til en.
Argumentet er for at alle bliver tilgodeset, og at vi ikke ”låser” udvalg fast på at pengene ”skal” bruges eller forhindre at gode tiltag ikke gennemføres.
Ønsker om Vedtægtsændringer:
Vedtægter for foreningen Quendi
Fremlagt og vedtaget første gang på den stiftende generalforsamling:
03-10-1999 på kulturhuset i Hjørring
Sidst revideret og godkendt på den ordinære generalforsamling, 3. marts 2013 5. marts 2017
Rød betyder at vi ønsker at slette det.
Grøn er rettelser eller tilføjelser.
Indhold
Foreningens navn er Quendi og foreningen er hjemmehørende i Hjørring kommune.
Foreningens målgruppe er aldersklassen 13+
Foreningen er til hver tid underlagt ”retningslinjer for tilskud til aktiviteter under folkeoplysningsloven”, vedtaget af Hjørring byråd.
Foreningens formål:
Rollespil
LARP (Live Action Role Playing)
Bræt- og figurspil
Rollespilsrelaterede kortspil
Digitale rollespil
Alle medlemmer skal betale kontingent.
Generalforsamlingen kan tildele æresmedlemskab.
Kontingent betales én gang årligt og opkræves pr. 1. Januar.
Ved indmeldelse efter 30. Juni, betales halvt kontingent for pågældende år.
Der findes to former for medlemskab:
Almindeligt medlemskab:
9480 – Løkken
9760 – Vrå
9800 – Hjørring
9830 – Tårs
9850 – Hirtshals
9870 – Sindal
9881 – Bindslev
Fjernmedlemskab:
Fjernmedlemmer kan deltage på lige fod med almindelige medlemmer, blot gælder denne medlemsform kun for de af foreningens medlemmer, der er bosat uden for de ovennævnte postnumre.
Kontingentets størrelse fastsættes af generalforsamlingen.
Kontingent er pr. 1/1 – 2007 fastsat til: Almindeligt medlemskab 200 kr.
Fjernmedlemskab 100 kr.
Kontingent er pr. 1/1 – 2018 fastsat til: Almindeligt medlemskab 200 kr.
Husstandsmedlemskab: Første medlem 200 kr. samt 100 kr. pr. efterfølgende medlem (Boende på samme adresse).
Ved udeladelse af betaling af kontingent bliver medlemmet slettet af medlemslisten og skal melde sig ind på ny.
Generalforsamlingen er foreningens overordnede bestemmende organ.
Formanden skal indkalde til generalforsamling hvert år. Han/hun skal tilstræbe, at den bliver afholdt første søndag i marts måned.
Indkaldelsen til generalforsamlingen skal udmeldes senest 1 måned før afholdelse, og dagsordenen skal udmeldes senest 14 dage før.
Dagsordenen skal indeholde følgende punkter:
Forslag til dagsordnen skal stilles skriftligt til formanden senest 21 dage før generalforsamlingen. Forslag der indkommer senere, betegnes som frafaldet.
Fremmødte medlemmer har én stemme og beslutninger tages ved almindeligt flertal blandt de fremmødte medlemmer. Fraværende medlemmer kan udfærdige fuldmagter, der giver et andet medlem ret til at stemme på medlemmets vegne.
Generalforsamlingen har mulighed for at foretage vedtagelser under punkt 10 eventuelt, dog ikke angående vedtægter og bestyrelsesposter.
Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling, og skal gøre dette hvis 1/3 af foreningens medlemmer skriftligt har ytret ønske herom.
Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling med 1 måneds varsel.
Kun medlemmer, der har betalt kontingent i indeværende år har ret til at stemme på generalforsamlingen og dette skal varsles sammen med indkaldelsen.
Bestyrelsen består af 5 medlemmer, inklusive formand og kasserer, og 2 suppleanter.
Bestyrelsesmedlemmer skal være medlemmer af foreningen.
Bestyrelsen vælges på generalforsamling.
Formand og kasserer vælges på generalforsamlingen.
Alle medlemmer kan opstille bestyrelsen.
Formand, næstformand og kasserer tegner foreningen, det kræves derfor at disse er myndige.
Kan der ikke vælges en lovlig bestyrelse fastsætter generalforsamlingen en dato inden for 14 dage til afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling med løsning af dette problem som eneste punkt på dagsorden.
Formanden udpeger foreningens næstformand, som skal være et af generalforsamlingen valgte bestyrelsesmedlemmer.
Næstformanden træder i formandens sted hvis denne ikke er til stede.
Der skal foretages en løbende udskiftning blandt bestyrelsens medlemmer således at:
Formand og kasserer tilstræbes at gå på valg forskudt med 1 år i forhold til hinanden, med henblik på overdragelse.
Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige ledelse af foreningen og skal sikre at foreningen drives jævnfør de for foreningen i pkt. 2 nævnte formål.
Formanden indkalder til bestyrelsesmøde mindst 2 gange pr. halvår.
Ved manglende fremmøde bør suppleant anvendes, denne har stemmeret.
Bestyrelsens beslutninger vedtages ved flertal. Ved stemmelighed indkaldes der til nyt møde, og ved stadig stemmelighed gælder formandens stemme for to.
Bestyrelsesreferater er tilgængelige for alle medlemmer.
Bestyrelsesmøder er lukkede, men bestyrelsen kan indbyde gæster.
Bestyrelsen kan ekskludere medlemmer, dette kræver dog enstemmighed og begrundelsen skal skrives til referat.
Bestyrelsen skal nedsætte et forretningsudvalg, bestående af formanden, næstformanden samt kasserer.
Forretningsudvalget er berettiget til at handle på bestyrelsens vegne i mindre sager, der ikke tåler udsættelse, men har i så fald pligt til at forelægge sagen for bestyrelsen på førstkommende møde.
Forretningsudvalgets økonomiske ramme i enkeltsager er kr. 1.000,-
Foreningens indtægter kommer fra kontingenter, betaling til arrangementer og kommunal støtte.
Indtægter skal bruges til bl.a.:
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret, og fremlægges på førstkommende generalforsamling efter det nye regnskabsårs begyndelse.
Foreningen kan kun nedlægges på generalforsamlingen. 2/3 af medlemmerne skal være fremmødt og 3/4 af disse skal stemme for en nedlæggelse af foreningen.
Er der ingen medlemmer nedlægges foreningen automatisk.
Kan der ikke vælges en lovlig bestyrelse fastsætter generalforsamlingen en dato inden for 14 dage til afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling med løsning af dette problem som eneste punkt på dagsorden.
Såfremt foreningen nedlægges, overdrages foreningens formue og aktiver til en forening, efter en enstemmig bestyrelse valg.
Disse vedtægter Vedtægterne kan kun ændres på generalforsamlingen med 3/4 stemmers flertal.
Bestyrelsesmøde d. 25-3-2017 Fremmødte: Sebastian, Sheona, Johnny, Rene, Bo, Jens-Peter, Kim Flytning: Kan være vores lokaler er klar til indflytning fra musikskolens side
Læs mere
Desværre er der ingen kommentarer endnu.
Der er ingen kommentarer til dette indlæg endnu, men du kan blive den første til at kommentere.