Referat fra bestyrelsesmøde 9/2-2017

Deltagere: Jens Peter, Bo, Johnny, Kim. René var på mobil.

Der blev vist et nyt logo design, som gerne skulle være klar til generalforsamlingen(GF)

Lokaler:

Der er meldt ud at vi skal på i Dronningsgade sammen med musikskolen. Bestyrelsen er tilfreds da vi ikke er dårligere stillet end vi er nu.

Til lokaler kan vi ansøg kommunen om tilskud til indflytning og evt bifrost. Samme med møbler

Hvis muligt vil vi lave flytningen i forbindelse med sommerfesten, hvor der så er oprydning i gamle lokaler og så grill i gården efter flytningen. Forudsat det er muligt. Evt med en øl

Live:

Formanden siger det er positivt det han har oplevet, og de har været gode til at tage sig af nye som bare var ude og kikke på.

Der er enighed om at det skal forsætte.

Der er mindre ting som stadig mangler lidt, men generelt stor ros til Live for deres deltagelse og tiltage som til jul på plejehjem.

Budget:

Der snakkes en del om fordelingen.

Vi ender ud med forlag om at lave det med følgende grupper:

Kiosk                                               Lokale

Administration                            Kaffe

Diverse                                           udvalg

Alle de gamle (live, Pen and paper, Magic, Tabletop, og evt brætspil) bliver lagt sammen til en.

Argumentet er for at alle bliver tilgodeset, og at vi ikke ”låser” udvalg fast på at pengene ”skal” bruges eller forhindre at gode tiltag ikke gennemføres.

Ønsker om Vedtægtsændringer:

Vedtægter for foreningen Quendi

Fremlagt og vedtaget første gang på den stiftende generalforsamling:

03-10-1999 på kulturhuset i Hjørring

Sidst revideret og godkendt på den ordinære generalforsamling, 3. marts 2013 5. marts 2017

Rød betyder at vi ønsker at slette det.

Grøn er rettelser eller tilføjelser.

Indhold

1. Generelt…………………………………………………………. 2
2. Formål…………………………………………………………….. 2
3. Medlemskab…………………………………………………… 2
4. Generalforsamlingen……………………………….. 3
5. Bestyrelsen…………………………………………………… 4
6. Forretningsudvalget……………………………….. 5
7. Økonomi………………………………………………………….. 5
8. Nedlæggelse af foreningen……………………. 5
9. Ændring af vedtægterne…………………………. 5

1. Generelt

Foreningens navn er Quendi og foreningen er hjemmehørende i Hjørring kommune.

Foreningens målgruppe er aldersklassen 13+

Foreningen er til hver tid underlagt ”retningslinjer for tilskud til aktiviteter under folkeoplysningsloven”, vedtaget af Hjørring byråd.

2. Formål

Foreningens formål:

• Særligt gennem foreningens aktiviteter at udbrede kendskabet til følgende:

Rollespil

LARP (Live Action Role Playing)

Bræt- og figurspil

Rollespilsrelaterede kortspil

Digitale rollespil

• Skabe nogle gode oplevelser for foreningens medlemmer i bl.a. naturen og som helhed være et kulturelt og socialt forum for rollespilsinteresserede.
• Styrke samarbejdet mellem de danske rollespilsrelaterede foreninger, til medlemmernes fordel.
• Give medlemmerne undervisning og erfaring i foreningens aktiviteter i alle dets afskygninger. samt tilvirkning af redskaber og kostumer.

3. Medlemskab

Alle medlemmer skal betale kontingent.

Generalforsamlingen kan tildele æresmedlemskab.

Kontingent betales én gang årligt og opkræves pr. 1. Januar.

Ved indmeldelse efter 30. Juni, betales halvt kontingent for pågældende år.

Der findes to former for medlemskab:

Almindeligt medlemskab:

• Almindelige medlemmer deltager i foreningens daglige arbejde og har adgang til alle foreningens aktiviteter.
• Almindeligt medlemskab betales af medlemmer med folkeregisteradresse i følgende postnumre:

9480 – Løkken

9760 – Vrå

9800 – Hjørring

9830 – Tårs

9850 – Hirtshals

9870 – Sindal

9881 – Bindslev

Fjernmedlemskab:

Fjernmedlemmer kan deltage på lige fod med almindelige medlemmer, blot gælder denne medlemsform kun for de af foreningens medlemmer, der er bosat uden for de ovennævnte postnumre.

Kontingentets størrelse fastsættes af generalforsamlingen.

Kontingent er pr. 1/1 – 2007 fastsat til:   Almindeligt medlemskab   200 kr.

                                                                 Fjernmedlemskab               100 kr.

Kontingent er pr. 1/1 – 2018 fastsat til:   Almindeligt medlemskab   200 kr.

Husstandsmedlemskab: Første medlem 200 kr. samt 100 kr. pr. efterfølgende medlem (Boende på samme adresse).

Ved udeladelse af betaling af kontingent bliver medlemmet slettet af medlemslisten og skal melde sig ind på ny.

4. Generalforsamlingen

Generalforsamlingen er foreningens overordnede bestemmende organ.

Formanden skal indkalde til generalforsamling hvert år. Han/hun skal tilstræbe, at den bliver afholdt første søndag i marts måned.

Indkaldelsen til generalforsamlingen skal udmeldes senest 1 måned før afholdelse, og dagsordenen skal udmeldes senest 14 dage før.

Dagsordenen skal indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens beretning og godkendelse af denne.
3. Regnskab og godkendelse af dette.
4. Budget samt forslag til kontingent og vedtagelse af disse.
5. Indkomne forslag.
6. Valg af formand, hvis denne er på valg
7. Valg af kasserer og revisor, hvis disse er på valg.
8. Valg af øvrig bestyrelse, hvis disse er på valg
9. Valg af suppleanter.
10. Evt.

Forslag til dagsordnen skal stilles skriftligt til formanden senest 21 dage før generalforsamlingen. Forslag der indkommer senere, betegnes som frafaldet.

Fremmødte medlemmer har én stemme og beslutninger tages ved almindeligt flertal blandt de fremmødte medlemmer. Fraværende medlemmer kan udfærdige fuldmagter, der giver et andet medlem ret til at stemme på medlemmets vegne.

Generalforsamlingen har mulighed for at foretage vedtagelser under punkt 10 eventuelt, dog ikke angående vedtægter og bestyrelsesposter.

Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling, og skal gøre dette hvis 1/3 af foreningens medlemmer skriftligt har ytret ønske herom.

Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling med 1 måneds varsel.

Kun medlemmer, der har betalt kontingent i indeværende år har ret til at stemme på generalforsamlingen og dette skal varsles sammen med indkaldelsen.

5. Bestyrelsen

Bestyrelsen består af 5 medlemmer, inklusive formand og kasserer, og 2 suppleanter.

Bestyrelsesmedlemmer skal være medlemmer af foreningen.

Bestyrelsen vælges på generalforsamling.

Formand og kasserer vælges på generalforsamlingen.

Alle medlemmer kan opstille bestyrelsen.

Formand, næstformand og kasserer tegner foreningen, det kræves derfor at disse er myndige.

Kan der ikke vælges en lovlig bestyrelse fastsætter generalforsamlingen en dato inden for 14 dage til afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling med løsning af dette problem som eneste punkt på dagsorden.

Formanden udpeger foreningens næstformand, som skal være et af generalforsamlingen valgte bestyrelsesmedlemmer.

Næstformanden træder i formandens sted hvis denne ikke er til stede.

Der skal foretages en løbende udskiftning blandt bestyrelsens medlemmer således at:

• Formanden vælges for to år, denne kan herefter genvælges.
• Kassereren vælges for to år, denne kan herefter genvælges.
• Revisor vælges når det er nødvendigt.
• Menige bestyrelsesmedlemmer vælges for ét år, disse kan herefter genvælges.
• Suppleanter vælges for et år af gangen.

Formand og kasserer tilstræbes at gå på valg forskudt med 1 år i forhold til hinanden, med henblik på overdragelse.

Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige ledelse af foreningen og skal sikre at foreningen drives jævnfør de for foreningen i pkt. 2 nævnte formål.

Formanden indkalder til bestyrelsesmøde mindst 2 gange pr. halvår.

Ved manglende fremmøde bør suppleant anvendes, denne har stemmeret.

Bestyrelsens beslutninger vedtages ved flertal. Ved stemmelighed indkaldes der til nyt møde, og ved stadig stemmelighed gælder formandens stemme for to.

Bestyrelsesreferater er tilgængelige for alle medlemmer.

Bestyrelsesmøder er lukkede, men bestyrelsen kan indbyde gæster.

Bestyrelsen kan ekskludere medlemmer, dette kræver dog enstemmighed og begrundelsen skal skrives til referat.

5. Forretningsudvalget

Bestyrelsen skal nedsætte et forretningsudvalg, bestående af formanden, næstformanden samt kasserer.

Forretningsudvalget er berettiget til at handle på bestyrelsens vegne i mindre sager, der ikke tåler udsættelse, men har i så fald pligt til at forelægge sagen for bestyrelsen på førstkommende møde.

Forretningsudvalgets økonomiske ramme i enkeltsager er kr. 1.000,-

6. Økonomi

Foreningens indtægter kommer fra kontingenter, betaling til arrangementer og kommunal støtte.

Indtægter skal bruges til bl.a.:

• Informationer til foreningens medlemmer.
• Folkeinformationsmateriale om foreningens aktiviteter.
• Indkøb af de for driften nødvendige arbejdsredskaber materialer og
• Afholdelse af arrangementer.
• Undervisningsmateriale og instruktører.

Foreningens regnskabsår følger kalenderåret, og fremlægges på førstkommende generalforsamling efter det nye regnskabsårs begyndelse.

7. Nedlæggelse af foreningen

Foreningen kan kun nedlægges på generalforsamlingen. 2/3 af medlemmerne skal være fremmødt og 3/4 af disse skal stemme for en nedlæggelse af foreningen.

Er der ingen medlemmer nedlægges foreningen automatisk.

Kan der ikke vælges en lovlig bestyrelse fastsætter generalforsamlingen en dato inden for 14 dage til afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling med løsning af dette problem som eneste punkt på dagsorden.

Såfremt foreningen nedlægges, overdrages foreningens formue og aktiver til en forening, efter en enstemmig bestyrelse valg.

8. Ændring af vedtægterne

Disse vedtægter Vedtægterne kan kun ændres på generalforsamlingen med 3/4 stemmers flertal.