Fremlagt og vedtaget første gang på den stiftende generalforsamling: 03-10-1999 på kulturhuset i Hjørring

Sidst revideret og godkendt på ordinær generalforsamling, 5. marts 2023

Indhold
§1. GENERELT
§2. FORMÅL
§3 - MEDLEMSKAB
§3.1 - ÆRESMEDLEMSKAB
§3.2 - PRØVEPERIODE
§3.3 - BØRNEMEDLEMSKAB
§4- UPASSENDE OPFØRSEL, KARANTÆNE ELLER EKSKLUSION
§5 - GENERALFORSAMLINGEN
§5.1 - UDDYBELSE AF PUNKTERNE TIL GENERALFORSAMLINGEN
§5.2 - EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING
§6 - BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING
§7 - BESTYRELSENS, FORMANDENS OG KASSERERS OPGAVER
§7.1 - FORMANDENS OPGAVER
§7.2 - KASSERERENS OPGAVER
§8 - ØKONOMI
§9 - ÆNDRING AF VEDTÆGTERNE
§10 - NEDLÆGGELSE AF FORENINGEN
BILAG 1

§1. Generelt
Foreningens navn er Quendi og foreningen er hjemmehørende i Hjørring kommune.

Foreningen er en del af det folkeoplysnende arbejde i Hjørring kommune og er underlagt Hjørring kommunes folkeoplysningspolitik og de gældende retningslinjer i folkeoplysningsloven.

Foreningen er baseret på frivillig og ulønnet arbejdskraft. Foreningen er partipolitisk og religiøst uafhængig.

§2. Formål
Foreningens formål er at fungere som en lokal platform for rollespilsrelaterede aktiviteter, herunder bordrollespil, live rollespil, bræt- og figurspil, rollespilsrelaterede kortspil og andre beslægtede aktiviteter.

Det er foreningens ambition, at skabe et fælles forum, hvor medlemmerne kan skabe sig forbindelser og sociale netværk med andre interesserede. Give medlemmerne mulighed for at erfare rollespilsrelaterede aktiviteter, bl.a. gennem større og mindre arrangementer, undervisning og vejledning.

Det er endvidere foreningens ambition, at være et kulturelt alternativ til kommunens sportsklubber og ungdomsklubber.

§3 - Medlemskab

Foreningens målgruppe er aldersklassen 13+, men tillader yngre medlemmer.

Alle interesserede kan optages som medlem i Quendi, ved at indbetale det fastsatte kontingent. Kontingent betales én gang årligt og opkræves pr. 1. marts. Ved indmeldelse efter 30. september, betales halvårs kontingent for det resterende år. Kontingentets størrelse fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling under punkt 4. Ikke myndige interesserede skal medbringe forældres eller værges accept i form af underskrift.

Det er foreningen pålagt, at indhente børneattester på de personer, der er angivet i bilag 1.

Kontingent er pr. 8/3 – 2020 fastsat til: 300 kr for helårskontingent og 200 kr for halvårskontingent.

Børnemedlemskabet er pr. 5/3 - 2023 fastsat til: 150 kr for helårskontingent og 150 kr for halvårskontingent.
Kontingentet giver det aktive medlem følgende rettigheder:
• Ret til adgang/deltagelse i foreningens folkeoplysende aktiviteter.
• Ret til adgang til foreningens faciliteter.
• Fulde demokratiske rettigheder, herunder stemmeret og valgbarhed.

§3.1 - Æresmedlemskab

Generalforsamlingen kan tildele æresmedlemskab. Dette bestemmes ved et flertal på 2/3. Generalforsamlingen tilskyndes at være påpasselig med tildeling af æresmedlemskab, da æresmedlemmer, hvis de deltager i aktiviteterne, tæller som aktive medlemmer og dermed kan have indflydelse på den kommunale aktivitets støtte.

§3.2 - Prøveperiode

Prøveperiode for nye medlemmer, 30 dage fra man starter er en prøvemåned.

§3.3 Børnemedlemskab

Det er muligt for folk under 7 at købe børnemedlemskab.

§4- Upassende opførsel, karantæne eller eksklusion
Ved deltagelse i klubbens aktiviteter forventes almindelig pli og opførsel overfor såvel andre medlemmer, gæster og materialer. Vold og trusler accepteres under ingen omstændigheder.

Indtagelse af alkohol er ikke tilladt i forbindelse med klubbens folkeoplysende aktiviteter. Bestyrelsen kan dispensere for dette i forbindelse med sociale arrangementer, minimums alder er 18 år.

Ved skade på foreningens ejendom, der forårsages forsætligt eller ved grov uagtsomhed, kan bestyrelsen fastsætte et erstatningsbeløb. Dette beløb baseres på reelle udgifter i forbindelse med evt. reparation, nyindkøb eller nedsættelse af genstandens værdi.

Bestyrelsen kan beslutte at give karantæne eller ekskludere et medlem fra Quendi, hvis vedkommende med forsæt modarbejder foreningens interesser, dens formål eller agerer på en voldelig eller anden upassende måde overfor foreningens medlemmer og- eller aktiver.

Karantænen eller eksklusionen vedtages af bestyrelsen ved enstemmighed. Forinden bestyrelsen træffer sin beslutning, skal medlemmet høres. Eksklusionen skal meddeles medlemmet skriftligt og kan af medlemmet kræves prøvet på den næste generalforsamling. Eksklusionen kan blive omstødt gennem en enstemmig bestyrelse eller af generalforsamlingen med flertal på 2/3.

Ved eksklusion vil der ikke blive refunderet indbetalt kontingent.

§5 - Generalforsamlingen
Generalforsamlingen er foreningens overordnede bestemmende organ.

Ordinær generalforsamling afholdes en gang om året. Formanden indkalder til den ordinære generalforsamling. Han/hun skal tilstræbe, at den bliver afholdt første søndag i marts måned.

Quendi har lov til at afholde generalforsamling online hvis bestyrelsen mener det er nødvendigt.

Indkaldelse til generalforsamling skal være varslet senest 4 uger før afholdelse og dagsordenen skal være udsendt senest 2 uger før afholdelse. Indkaldelsen annonceres på klubbens officielle Facebook gruppe.

Forslag til dagsordenen skal stilles skriftligt til formanden senest 3 uger før generalforsamlingen. Forslag der indkommer senere, betegnes som frafaldet.

Stemmeret på generalforsamlingen kræver betalt medlemskab i det indeværende år. Dette skal varsles sammen med indkaldelsen. Fremmødte medlemmer har én stemme og beslutninger tages ved almindelig flertalsbeslutning.

Fraværende medlemmer kan udfærdige fuldmagt, der giver et andet medlem ret til at stemme på medlemmets vegne. Ethvert medlem kan maximalt råde over 1 fuldmagt.

Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens beretning.
3. Årsregnskab og godkendelse af dette.
4. Budget samt forslag til årets kontingent og vedtagelse af disse.
5. Foreningens mål, visioner og fokusområder for det kommende år bestemmes.
6. Indkomne forslag.
7. Valg af formand, hvis denne er på valg.
8. Valg af kasserer, hvis denne er på valg og revisor.
9. Valg af menige bestyrelsesmedlemmer.
10. Valg af suppleanter.
11. Evt.

§5.1 - Uddybelse af punkterne til generalforsamlingen:
1. Der vælges én dirigent og én referent.
2. Formanden fremlægger bestyrelsens årsberetning om hvordan året i klubben er gået og følger op på det foregående års mål, visioner og fokusområder (jvf. punkt 5).
3. Kassereren fremlægger klubbens årsregnskab og dokumentation for revision. Begge dele skal godkendes af generalforsamlingen.
4. Bestyrelsen fremlægger et eller flere forslag for årets budget og forslag til årets kontingent. Disse kan justeres af generalforsamlingen og begge skal godkendes med almindeligt stemmeflertal.
5. Generalforsamlingen fastlægger et eller flere mål for klubben og bestyrelsens arbejde i det kommende år. Disse skal ikke være indsendt som forslag på forhånd.
6. Indkomne forslag behandles ved almindeligt stemmeflertal.
7. Der henvises til §6 - bestyrelsens sammensætning
8. Der henvises til §6 - bestyrelsen sammensætning
9. Der henvises til §6 - bestyrelsen sammensætning
10. Der henvises til §6 - bestyrelsen sammensætning
11. Emner/problemstillinger, der er opstået i løbet af generalforsamlingens afholdelse og anden information.

§5.2 - Ekstraordinær generalforsamling

Bestyrelsen kan, når som helst, beslutte at indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Hvis 1/3 af foreningens medlemmer skriftligt har ytret ønske om ekstraordinær generalforsamling, skal bestyrelsen efterkomme dette ønske.
Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 4 ugers varsel. Indkommende forslag skal være skriftligt indsendt til formanden, senest 2 uger forinden.

§6 - Bestyrelsens sammensætning
Bestyrelsesmedlemmer skal være aktive medlemmer af foreningen.

Alle medlemmer kan opstille til bestyrelsen. Medlemmet angiver sit kandidatur ved generalforsamlingen, der stilles ikke krav til, at en kandidat skal opstilles af andet medlem.

Valget foregår som anonym lukket flertalsvalg, ved stemmelighed foretages en ny afstemning blandt de berørte.
Bestyrelsen består af følgende medlemmer:
• Formand
• Kasserer
• 3 menige bestyrelsesmedlemmer (næstformanden udpeges blandt disse)
• 2 suppleanter

Formand, kasserer og revisor vælges af generalforsamlingen under punkt 7 & 8 (Hvis kun én kandidat opstiller til en post, skal denne godkendes af generalforsamlingsflertallet for at kunne tiltræde posten). Menige bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen under punkt 9. Suppleanter vælges af generalforsamlingen under punkt 10.

Den reviderende person må ikke være medlem af bestyrelsen, ej heller en suppleant. Det skal tilstræbes, at den reviderende person er upartisk i forhold til de siddende bestyrelsesmedlemmer.

Der stiles efter en løbende udskiftning blandt bestyrelsens medlemmer:
• Formanden vælges for to år.
• Kassereren vælges for to år.
• Revisor vælges for ét år.
• Menige bestyrelsesmedlemmer vælges for ét år.
• Suppleanter vælges for ét år.

Det tilstræbes at formand og kasserer går på valg forskudt med 1 år i forhold til hinanden, med henblik på overdragelse.

Formanden udpeger foreningens næstformand. Næstformandens opgave er at træde i formandens sted hvis denne er forhindret.

Kan der ikke stilles en lovlig bestyrelse, fastsættes en dato inden for 14 dage, til afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling, med løsning af dette problem som eneste punkt på dagsorden.

Hvis et bestyrelsesmedlem ønsker at afgå fra sin plads overtages denne af en suppleant. Såfremt formanden ønsker at afgå træder næstformanden i dennes sted.

Hvis kasserer ønsker at afgå indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling med henblik på valg af ny kasserer.

§7 - Bestyrelsens, formandens og kasserers opgaver
Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige ledelse og drift af foreningen. De skal sikre, at foreningen drives jævnfør de i §2 nævnte formål. Bestyrelsen er tillige ansvarlig for at arbejde hen imod, de af generalforsamlingen under punkt 5, besluttede mål og fokusområder for det gældende år. Bestyrelsen forestår kontakten mellem kommunale instanser og foreningen.

Formanden indkalder til bestyrelsesmøde mindst 2 gange pr. halvår. Ved manglende fremmøde anvendes suppleant, denne har stemmeret. Bestyrelsesmøder er som udgangspunkt lukkede, men bestyrelsen kan indbyde gæster. Bestyrelsesreferater er tilgængelige for alle medlemmer.
Ethvert forslag fra et medlem, der kommer bestyrelsen i hænde, skal fremlægges på det næste bestyrelsesmøde.

Bestyrelsens beslutninger vedtages ved flertal. Ved stemmelighed indkaldes der til nyt møde og ved stadig stemmelighed gælder formandens stemme for to. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig hvis mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede (hvor én af disse skal være enten formand eller næstformand).

Bestyrelsen kan nedsætte udvalg ad hoc, med bemyndigelse til specifikke opgaver.

Bestyrelsen har tavshedspligt, vedrørende foreningens medlemmer, i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Bestyrelsen udpeger en myndig person, med ansvar for indhentelse af børneattester.

§7.1 - Formandens opgaver
• Være klubbens kontakt til offentligheden og tage kontakt til denne når det kræves.
• Være i dialog/kontakt med kommune og andre relevante myndigheder.
• Motivere, hjælpe og holde sammen på bestyrelsen.
• Være tilgængelig for foreningens medlemmer og deres forældre.

§7.2 - Kassererens opgaver
• Kassereren varetager overblikket over foreningens økonomi i samarbejde med den øvrige bestyrelse.
• Kassereren skal, ved hvert bestyrelsesmøde, kunne redegøre for foreningens økonomiske status.
• Kassereren fører medlemsliste og er ansvarlig for ansøgning af det kommunale aktivitetstilskud.
• Kassereren er kontakt til de relevante instanser i forbindelse med klubbens økonomi.
• Være tilgængelig for foreningens medlemmer og deres forældre.

§8 - Økonomi

Foreningens indtægter kommer fra kontingenter, betaling til arrangementer, kiosk, kommunal aktivitets støtte og anden støtte.

Foreningen konstitueres af formand og kasserer, såfremt disse er myndige. Er dette ikke muligt udpeger bestyrelsen to myndige medlemmer. Disse behøver ikke at være siddende bestyrelsesmedlemmer

Indtægterne skal tilstræbes benyttet til:
• Informationer til foreningens medlemmer og udad til.
• Indkøb af, de for driften, nødvendige materialer og litteratur.
• Afholdelse af foreningens folkeoplysende aktiviteter, herunder eventuelle præmier.
• Foreningens kiosk.

Foreningens regnskabsår løber fra 1/3 til 28/2 (29/2). Kassereren fremlægger årsregnskab på den ordinære generalforsamling.

Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser, med den til enhver tid eksisterende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse, så længe regler om regnskab er overholdt og der ikke er fundet noget kriminelt forhold sted.

Ethvert medlem af foreningen kan løbende forlange at få aktindsigt i regnskabet.

Regnskab for eventuelle særarrangementer forelægges bestyrelsen snarest muligt.

§9 - Ændring af vedtægterne
Vedtægterne kan kun ændres af generalforsamlingen, ordinær som ekstraordinær. Dette kræver 3/4 af de fremmødte stemmers flertal.

Forslag til ændringer skal være indsendt som indkommende forslag under generalforsamlingens punkt 6 og være udsendt til klubbens medlemmer senest 2 uger før afholdelse.

§10 - Nedlæggelse af foreningen
Foreningen kan kun nedlægges af generalforsamlingen. 2/3 af medlemmerne skal være fremmødt og 3/4 af disse skal stemme for en nedlæggelse af foreningen.

Er der ingen medlemmer nedlægges foreningen automatisk.

Såfremt foreningen nedlægges, skal det besluttes hvilket almennyttigt formål foreningens formue og aktiver skænkes til. Denne beslutning foretages af den senest siddende bestyrelse og beslutningen skal være enstemmig. Tilskud givet af Hjørring Kommune går tilbage til kommunen.

Bilag 1
Børneattester

TRoAs retningslinier omkring indhentning af børneattester er udarbejdet i samarbejde med DUF med henblik på at sikre, at vi overholder lovgivningen.

Der skal indhentes børneattester på følgende grupper:
• Bestyrelsesmedlemmer herunder suppleanter.
• Sekretæren.
• Medlemmer af udvalg, der i deres aktivitet har direkte kontakt til børn under 15 år.
• Hjælpere til ovenstående udvalg. Hjælpere skal være medlemmer, der har fast tilknytning til udvalgets arbejde over 3 måneder.
• Spilledere på bordrollespilshold eller lignende, regulære aktiviteter, hvor der er børn under 15 år.
• Spillere der har haft ansvarsfulde roller i en periode på 3 måneder eller mere til vores kampagner med deltagere under 15 år. Det gælder både spillere der selv har påtaget sig sådanne roller og spillere, der har fået dem af arrangørerne (NPC’er).

Da vi i TRoA selvorganiserer mange aktiviteter, er det ikke muligt for bestyrelsen at kende alle medlemmer af de to sidste grupper. Derfor beder vi alle der passer i en af disse kategorier om selv at kontakte bestyrelsen og alle medlemmer om at orientere folk der falder i disse kategorier om, at de skal kontakte bestyrelsen og, hvis de ikke gør, kontakte bestyrelsen og få det gjort. Arrangørerne til relevante arrangementer samt bestyrelsesmedlemmer udfører periodevis stikprøvekontrol.

Vi indhenter ikke på:
• Udvalg og hjælpere, der ikke har direkte kontakt med børn under 15 år.
• Deltagere til vores arrangementer, der ikke er medlemmer, uanset om de opfylder kriterierne for ansvarsfulde roller eller er hjælpere.